ראשית נבהיר כי חשוב למנות נציגות דיירים מוקדם ככל האפשר. ז"א עוד ביום הבעת רצון מטעם בעלי הדירות לקדם פרויקט התחדשות עירונית ועוד לפני שיש יזם. מינוי נציגות נעשה בשני שלבים:

שלב 1 - כינוס אסיפת דיירים
כאמור, ביום הבעת רצון הדיירים לקדם פרויקט התחדשות עירונית, עליהם לערוך אסיפה בין כלל בעלי הזכויות, לערוך פרוטוקול פגישה בו ייכתב כי בעלי הזכויות אכן מעוניינים לקדם פרויקט ובאותה אסיפה כבר לבחור מבין כלל בעלי הזכויות מספר נציגים אשר ישמשו כנציגות.

באסיפה יש להבהיר את מטרת הנציגות ואת הפעילות שעליה לעשות עבור יתרת בעלי הזכויות, את מטרות כלל הדיירים לגבי אופי הפרויקט הרצוי וטיב היועצים מטעם בעלי הזכויות.

לשם קיום האסיפה על בעלי הדירות לפרסם מודעה על קיום האסיפה אשר תכלול תאריך, מיקום, שעה ואת נושא האסיפה (סדר היום) וכן לפרסם אותה לכלל בעלי הזכויות ואף לתלות מודעה במיקום ברור וחשוף בלובי הבניין. עוד יש לציין כי ככל ולא יהיה מניין חוקי מבין בעלי הזכויות האסיפה תדחה ב- X זמן ובעלי הדירות אשר יגיע לאסיפה יהווה את הרוב החוקי.

כאמור לשם כיום האסיפה יש להגיע למניין חוקי מבין בעלי הזכויות (מעל 50%) אשר יקבלו את ההחלטות שהוצגו על סדר היום וכמובן לתעד הכל בפרוטוקול אסיפה עליו יחתמו בעלי הדירות.

שלב 2 - מינוי הנציגות והסמכתה
לקראת סוף האסיפה בעלי הזכויות יכולים להציע את עצמם או אדם אחר מבין בעלי הזכויות לשמש כנציג הדיירים. בעלי הזכויות יכולים לערוך הצבעה על מי יהיו הנציגים או מראש להחליט פה אחד מי הם רוצים שיהיו הנציגים שלהם.

בעת מינוי הנציגות יש לוודא כי יש מספר אי זוגי של נציגים. כך שבעת בחירת חברי הנציגות באסיפה הכללית יש לדאוג למינוי של 3 חברי נציגות (זה המספר המומלץ על ידינו). המטרה בבחירת מספר אי זוגי של חברי נציגות היא בכדי למנוע אי הסכמות בין חברי הנציגות כך שבמצב בו ישנם שני חברים האחד אומר א' והשני אומר ב', יהיה שובר שיוון עם חבר נציגות שלישי.

לאחר בחירת חברי הנציגות, יחתמו כלל בעלי הזכויות על כתב הסמכה המאשרר את בחירת בעלי הזכויות באותם חברים. כתב ההסמכה ייכנס לתוקף רק לאחר חתימת 51% מבעלי הזכויות.

בין הפרטים שיש להכניס בכתב הסמכת הנציגות הן: כתובת הבניין, סך הדירות בבניין וכמה מתוכן השתתפו באסיפה, אישור כי בעלי הדירות אכן מסמכים את אותם חברי נציגות, הסבר כי חברי הנציגות פ ועלים בשם בעלי הזכויות לשם העברת מידע, ביצוע בירורים, והנגשת תהליך הפרויקט, אי התחייבות חברי הנציגות לחתום ו/או להתחייב בשם בעלי הדירות על חתימה של הסכם מפורט, קבלת הצעת היזם ו/או התמורות וכיוצ"ב, שמות חברי הנציגות, חתימה ותאריך.

איך ממנים נציגות?

תפקיד נציג הדיירים הינו תפקיד שנעשה ללא כל עלות מצד הדיירים והינו תפקידי התנדבותי במלוא מובן המילה ועל כן, על נציגות הדיירים לפעול תחת מספר פרמטרים:
 

• לפעול בשקיפות מלאה ללא משוא פנים לייצוג מירבי של בעלי הזכויות ורצונותיהם

• לא לקבל תמורה עודפת בגין עבודתם

• להימנע מכל שימוש בעמדת הנציגות לקידום מטרות אישיות

• להצהיר ב פני הדיירים על כל ניגוד עניינים שיכול להיות למי מהנציגים בכל שלב של הפרויקט

• לפעול לעדכון שוטף של בעלי הזכויות על קצב התקדמות הפרויקט תוך הכנת פרוטוקולים העברת החלטות וכיוצ"ב

• לתפקד כגוף המתווך בין בעלי הזכויות לבין כל גורמי הפרויקט

• לפעול להענקת תוקף מחדש של נציגות הדיירים בכל שלוש שנים או לפעול לבחירת נציגות מחודשת בתום כל תקופה.
  
  במתחמים של פינוי בינוי יש מושג שנקרא נציגות ״על״ נציגות העל היא נציגות שנבחרת מתוך נציגי הבניינים ותפקידה להיות הגורם הישר לתקשורת מול החברה המארגנת, עורכי הדין וחברת הפיקוח. בנוסף לכך תפקידה לבחור את היזם מבין כל היזמים שיגישו הצעה לפרויקט. היינו, תפקידה של נציגות העל זהה לתפקידה הנציגות בכל בניין רק הפעם ברמה המתחמית של הפרויקט. לדוגמא, בפרויקט בו ישנם 10 בניינים לא יהיה ניתן להתנהל מול 30 נציגים שונים ולכן בוחרים מתוך הנציגים הללו את נציגות העל.
  
  נציגות העל יכולה למנות מספר רב יותר של נציגות והמלצתנו היא כי יהיה נציג אחד מכל בניין או נציג מכל שניים שלושה בניינים תלוי בגודל הפרויקט.
  
  בכדי שפרויקטים יוכלו להתקדם במהירות האפשרית הכל בנוי כפרמידה:
  בראש הפרמידה יש את נציגות העל
  מתחתיה את נציגות הדיירים 
  ומתחתיה את כלל בעלי הזכויות

התחייבות הנציגות כלפיי בעלי הזכויות